Sådan gør du Atlassian Jira til et stærkt værktøj for hele virksomheden

Atlassian Jira er et af de mest anvendte værktøjer blandt moderne it-virksomheder. Især blandt udviklere er Jira brugt for dets stærke bug-tracking og incident-håndterings funktioner. Det hører dog også med til sandheden, at Jira anvendes på næsten lige så mange måder, som der findes brugere af softwaren, fordi Jira kan tilpasses på virkeligt mange måder.

Derfor er det faktisk sin sag at svare på spørgsmålet: "Hvad kan Jira?" Lidt frækt kan man måske sige: "Jira kan blandt andet alt."

Hvis din virksomhed allerede bruger Jira, men endnu ikke har taget de avancerede tilpasningsmuligheder i brug, og derfor primært bruger out of the box workflows, så har I gode muligheder for at udnytte Jira til yderligere at forstærke jeres forretningsprocesser og kommunikationen med jeres kunder. Det endda i et produkt dine medarbejdere kender og allerede bruger.

Traditionelt er Jira set som et lidt nørdet værktøj, der hører hjemme i softwareudvikling, men nutidens Jira er vokset ud af udviklingsafdelingen og ind i alle dele af virksomhederne.

 

Kender du forskellen på Atlassian Cloud og on-premise?

Går du med tanken og at flytte din Jira til Atlassian Cloud eller måske at foretage den omvendte aktion for at sikre dine data i Danmark på dansk grund og med en SLA, der er garanteret?

Er du i tvivl om forskellen på Jira i Atlassian Cloud og on-premise? Hos Netic kender vi alt til Atlassian Clouds fordele og begrænsninger. Generelt kan man sige, at vælger man Atlassian Cloud, mister man en række tekniske muligheder samt afgiver en del kontrol over løsningen, til gengæld eliminerer dette valg også en række af de traditionelle bekymringer som opgraderinger og serverdrift.  Det er i Atlassian Cloud p.t. ikke muligt at sikre, at data er på dansk grund. 

 

Vi tager vores egen medicin

Hos Netic har vi stor erfaring med Atlassian Jira, og vi tager selv den medicin, som vi sælger. Jira er idag en del af Netics rygrad og en meget stor del af grundlaget for, at vi kan arbejde effektivt i hverdagen og holde styr på alle dele af forretningens processer.

ITIL/ITSM 

Som driftvirksomhed med 24/7 ansvar for nogle af Danmarks vigtigste sundhedssystemer som FMK og Den Nationale Service Platform har vi med succes implementeret en række processer under ITIL-framework for at sikre, at alle kundehenvendelser og alle dele af driften bliver håndteret efter best practices, gældende regler og kundeaftaler. Vi understøtter alle standard ITIL-discipliner via Jira.

CMDB - Configuration Management Data Base

Med over 3000 servere/services fordelt på mange typer som fysiske, virtuelle, docker og containere - samt enheder som routere, firewalls og andre devices - alle dele af en kritisk 24/7, bruger vi Jira som CMDB. Det gør vi ud fra den filosofi, at Jira understøtter lifecycle via workflows, logger alle ændringer og det faktum, at det er nemt at binde CMDB data til ITIL-processer.

CSDB - Customer and Service Database

Da Netics ERP er mastersystem for kundedata og finansielle data, har Netics medarbejdere ikke adgang hertil. Alle medarbejdere har dog brug for at se generelle kundedata og information. Derfor synkroniserer vi en del kundedata fra ERP-systemet ned i Jira og binder disse data tæt sammen med ITIL-processer og CMDB. Dette gør, at Netics medarbejdere får adgang til selv samme data; samt det giver en komplet oversigt over en kundes data, enheder og f.eks. Incidents og Service Requests

Senest er vi ved at inkludere styring af Kontrakter, Licenser og Service Agreements i CSDB.

Medarbejderdatabase

Med skærpede kundekrav til Netics processer - og dækning af en større produkt- og kompetenceportefølje - er der også skærpede krav til, at vi hos Netic har styr på vores medarbejderes data og deres kompetencer og ekspertise, kurser og certificeringer.

Dette blev til NEMPDB, Netics medarbejderdatabase, hvor næste skridt bliver at matche kompetencer/ekspertise op mod kundeløsninger og CMDB, således at vi bedre kan identificere den rette medarbejder til en løsning eller et problem.

Netic har også processer til onboarding, funktionsskift og fratrædelse af medarbejdere. Dette sikrer, at alle dele huskes. Alt sammen udgår fra et system af templates i Jira.

Sales Handover

Sales handover er styring af processen med at levere projekter og kunder fra salg til drift. Der ligger ofte et stort arbejde i at få en aftale og kontrakt transformeret til egentlig teknik og drift, samt oprettelse af en masse enheder.

Dette styres i Jira, sådan at alt fra netværk til serverkonfigureringer og andre tekniske konkretiseringer udføres og dokumenteres via Jira.

Risk Management

Som driftvirksomhed med 24/7 ansvar for nogle af Danmarks vigtigste sundhedssystemer som FMK og Den Nationale Service Platform er det vigtigt at have styr på, hvilke systemer der er de vigtigste, og hvor indsatsen skal målrettes, hvis der opstår beredskabsaktiverende situationer som outages, datatab, dataforvansking eller f.eks. hacking. I Netics CMDB og CSDB er det derfor muligt at score kunder, leverandører, servere osv. på en lang række standard Risk-parametre. Disse data føres ud af Jira og præsenteres i et Risk Management dashboard.

Finans og ISO 27001 Kontroller 

Da Netic er ISAE 3402 og ISAE 3000 certificerede, er det vigtigt at have styr på sine egenkontroller og gennemføre øvelser og reviews af processer.

Til dette har Netic brugt Jira til at lave et system til egenkontrol samt styring af afvigelser. Systemet er som alt andet i Jira rollebaseret, dvs. at man f.eks. ikke både kan kontrollere og reviewe en aktivitet. Det kræver 2 personer.

Alle Netics medarbejdere har adgang til ovenstående systemer i en og samme platform - Jira - med forskellige rettigheder og roller. Samtidigt er der et tæt samarbejde i en del af systemerne med vores kunder.

Vi udnytter desuden de muligheder, Jira giver for tidsregistrering og sender denne tidsregistrering direkte ind i vores ERP-system via et egen-udviklet plugin, således at ingen medarbejdere skal dobbeltregistrere, og at alt tid registreret har en reference til en Jira sag.

Integrationer

En af udfordringerne i en virksomhed kan være at mange systemer føder og udveksler data, og i ovenstående scenarier sker der dataudveksling mellem Jira og en lang række andre systemer.

Vi har i Netic stor erfaring med at arbejde med Atlassians produkter via deres veludbyggede API'er og med at integrere data ind eller ud fra Atlassian-produkterne. Vi gør gerne "machine data human readable".

De fordele, vi høster ved at bruge Jira, ønsker vi også, at vores kunder får succes med. Så har du et uudnyttet Jira-potentiale i din virksomhed idag eller ønsker eksperthjælp og sparring til at implementere en forretningsproces i Jira, står vi klar - både på Atlassians Server og Cloud Platform.

Brug for hjælp?

Hvis du vil vide mere om din virksomheds muligheder med Atlassian Jira, så er du naturligvis velkommen til at tage fat i os.

KKP og NPN

 

Del indhold