Sådan kan du ubesværet samarbejde på tværs af opgave- og projektstyringsværktøjer

 

Mange virksomheder gør brug af flere forskellige værktøjer og platforme til intern opgave- og projektstyring. Et team foretrækker måske én platform, mens et andet team arbejder bedst med et andet værktøj. På den måde er data fordelt på flere platforme, og det kan give behov for synkronisering, når man skal arbejde på tværs.

I virkeligheden kan synkronisering på tværs af platforme til håndtering af opgaver løses på mange måder. I Netic bruger vi Atlassians værktøjer til opgavestyring. Af den grund er den måde, vi anviser i dette blogindlæg, affødt af vores brug af Atlassians værktøjer. I samme åndedrag vil vi skynde os at sige, at det naturligvis bare er et af mange synkroniseringsværktøjer til ITSM-platforme.

 

Hvordan får vi styr på vores tooling?

Første indskydelse er måske at skille jer af med de mange værktøjer og samle jeres projektstyring på én platform. Det er også det ideelle. Men for mange især større virksomheder er den plan nok en kende for optimistisk. Det kan nemlig vise sig at være en vanskelig og tidskrævende proces. For slet ikke at tale om de omkostninger, der typisk er forbundet med at introducere et nyt projektstyringsværktøj.

Det, der kan vanskeliggøre processen, er, at mange virksomheder, og i virkeligheden også medarbejdere, oftest hænger fast i gamle vaner. Vaner for hvordan man styrer opgaver og projekter. Vaner for hvordan man samarbejder på tværs af organisationen. Du genkender det måske. 

Årsagen kan ganske enkelt også være, at man har skubbet opgaven foran sig, netop fordi man ved, at det er en omfattende proces. Og det er nemt at komme på gode undskyldninger for at vente lidt med sådan et projekt.

 

Samarbejde på tværs af platforme

Som et alternativ til at samle hele jeres projektstyring i et værktøj, kan I overveje at kigge på, hvordan samarbejdet på tværs af platforme kan gøres nemmere. På den måde kan dine teams fortsætte med at arbejde i deres sædvanlige systemer, og I skal ikke igennem en længere implementeringsproces.

Det kan du blandt andet gøre ved hjælp af Exalate. Exalate er et add-on til Atlassian lavet af tredjepartsudvikleren Idalko, som kan bruges til synkronisering med andre projektstyringsværktøjer. 

Måske vi kort skal præcisere, hvad Atlassian add-ons egentlig er. I bund og grund er det applikationer, nøjagtig som vi kender dem til smartphones. Har man et specifikt behov, som vanillaversionen af Atlassian umiddelbart ikke kan løse, så kan man installere et add-on og på den måde tilpasse løsningen til sine behov. Exalate er bare et af mange add-ons, som er udviklet af tredjepartsvirksomheder og tilgængelige på Atlassian Marketplace.

Exalate integrerer systemer, så jeres arbejdsprocesser strømlines, og samarbejdet på tværs af interne teams og udenfor jeres organisation gøres nemmere. Med Exalate kan dine teams fortsætte med at arbejde på deres foretrukne platforme med de værktøjer, de er vant til at bruge, og stadig have adgang til de informationer de har brug for. 

 

Fleksibel synkronisering med Exalate

Exalate giver altså stor fleksibilitet i forhold til dine behov for synkronisering, og det sikrer transparens og vidensdeling på tværs af platforme. Men hvad med det tekniske? Det dykker vi lidt ned i nu. 

For nuværende understøtter Exalate følgende produkter:

    • Jira Server/Datacenter
    • Jira Cloud
    • ServiceNow
    • ZenDesk
    • GitHub
    • SalesForce
    • Azure DevOps
    • HP ALM/QC

Med Exalate har du mulighed for at synkronisere din Jira-instans med øvrige Atlassian-systemer samt med andre produkter som ZenDesk og ServiceNow. Faktisk er Exalate et af markedets stærkeste og mest fleksible produkter for synkronisering på tværs af applikationer. Det skyldes blandt andet, at der ikke overdrages loginoplysninger mellem applikationerne, og at du har fuld kontrol over alle både udgående og indgående data. Synkroniseringen kan håndteres manuelt eller trigger based via Jira søgninger, og du kan sætte Exalate til at synkronisere data mellem to projekter i den samme Jira-instans. 

Exalate synkroniserer både on premise og til skyen. Hvad angår on premise-løsninger, så er Exalate point to point. Det vil sige, at data kun bevæger sig mellem de platforme, som du har ejerskab over. Der udveksles altså ikke data gennem skyen, og du har fuld kontrol over, hvor dine data bevæger sig hen. Du skal desuden ikke bekymre dig om risikoen for pakketab, hvis den ene side er nede, da Exalate er kø-baseret.

Beskæftiger dine teams sig med ITSM eller ITIL i en af de understøttede platforme, og har I brug for vidensdeling og transparens på tværs af flere platforme, giver synkroniseringen med Exalate gode forudsætninger for kommunikation, traceability og automatisering af processer. Det gælder uanset, om du bruger værktøjet på tværs af interne teams eller i samarbejdet med eksterne partnere. Især ved sidstnævnte kan integrering og automatisering af processer på tværs af organisationer løfte samarbejdet, fordi arbejdsgangene bliver gjort enklere. Du slipper nemlig for at skulle sende og holde styr på mails med driftskritisk information. Den information ligger i stedet i dit projektstyringsværktøj.

 

Hvad koster det?

Idalko, som står bag Exalate, tilbyder deres add-on i to versioner. En gratis version og en premium version. 

Hos Netic anbefaler vi den gratis version til virksomheder med basale synkroniseringsbehov. Det er måske svært sådan lige på stående fod at vurdere sit behov for synkronisering. Vi kan præcisere det en smule ved at sige, at man i den gratis version kan synkronisere 1000 issues om måneden på tværs af platforme. Premium versionen er derimod til dig, der har brug for ubegrænset synkronisering og konfigurering på tværs af platforme og værktøjer. 

I tilfælde af at du er usikker på, om jeres behov passer til den ene eller anden løsning, så vil vi lige nævne, at Idalko tilbyder en 30-dages prøveperiode på Exalate i premium versionen. 

Du kan læse mere om de to versioner her.

 

Brug for hjælp?

Er du ikke helt sikker på dit behov for synkronisering med Exalate? Har du brug for hjælp til jeres projektstyring? Eller ønsker du at få sparring på jeres Atlassian-løsning? Uanset hvilke spørgsmål du må have, så kontakt os gerne for en uforpligtende snak. 

Hos Netic har vi et team af Atlassian konsulenter, der kan assistere med alt lige fra rådgivning og arkitektur til migrering, drift og uddannelse, og ligesom vi arbejder tæt sammen med en række add ons-udviklere, udvikler vi også selv add-ons til Atlassians software.

 

Et hold af Atlassian-konsulenter – klar til at hjælpe dig

Normann P. Nielsen

Senior Consultant npn@netic.dk +45 7777 0868

Morten Stensgaard

Senior Consultant mos@netic.dk +45 7777 0928
Del indhold